CÓMO ELEGIR UN ERP EN 5 PASOS
El Sistema de Planeación Gerencial (o ERP, por sus
siglas en inglés) ha evolucionado a través del tiempo. Inició con la intención
de administrar de manera más eficiente las áreas clave de una empresa
(contabilidad, facturación, ventas, compras y costos) a partir de módulos. La
desventaja es que dichos módulos no estaban integrados y por ello, las
organizaciones sólo aprovechaban parcialmente las funciones del sistema.
Con el paso de los años, las desarrolladoras de ERPs
decidieron incrementar la funcionalidad de la solución a partir de la
integración de sus componentes y así facilitar la comunicación entre las áreas
del negocio. Si bien es cierto que con este cambio vino el crecimiento de la
funcionalidad del ERP, también lo es que se volvió más robusto, tardado y
costoso de implementar. Esto, a la vez, lo ubicó exclusivamente en la mira de
los grandes corporativos.
Con mi experiencia de más de 20 años en la
industria de las Tecnologías de Información he observado que los empresarios
perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero
también están conscientes que de su implementación depende el adecuado
funcionamiento de su empresa y posiblemente, su subsistencia. Esto me
lleva a plantear las siguientes preguntas: ¿Conviene o no implementar un ERP?
¿De qué depende su éxito? ¿Cómo devolver al ERP la confianza que los directivos
y gerentes solían tenerle?
De acuerdo con estudio realizado por Harvard
Business Review, las empresas que adquieren un ERP tienen una reducción de
pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente tienen una
reducción hasta del 35 % en promedio. En ese sentido, los tomadores de
decisiones al estar conscientes de este hecho, es natural que deban optar por
la implementación de un ERP pero de una manera más controlada y efectiva
que permita aumentar su tasa de éxito. El primer paso para alcanzar una
implementación exitosa es la elección del ERP adecuado.
Por eso, comparto 5 pasos fundamentales para
elegir el ERP correcto:
1.
Involucre a sus
colaboradores
Si se llegó al acuerdo de la necesidad de
implementar un ERP, la recomendación es involucrar a las personas que se verán
impactadas directamente con la decisión, como:
·
Usuarios
finales
·
Personal
de sistemas responsable de la administración del sistema
·
Gerentes
y directivos
2.
Definir qué se quiere lograr
a través de un ERP
Entender nuestro modelo de negocio y cómo se
espera que la implementación del ERP podría optimizar y facilitar su operación. Bajo esta premisa, se debe definir el esquema
de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables,
así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión. A partir de
la automatización, los procesos clave para el negocio que se beneficiarán serán:
a. Ventas
b. Compras
c. Inventarios
d. Finanzas y Contabilidad
e. Nómina
f. Producción
3.
Escalabilidad
Escoger un ERP que pueda cubrir las necesidades
actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el
futuro a la par del negocio, es vital.
Por eso, antes de tomar una decisión es de suma importancia considerar
la escalabilidad de la solución en dos planos:
1) Horizontal,
con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione.
2)
Vertical, que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece.
No perdamos de vista que la elección de un ERP significa
vivir con él de cinco a 10 años, el día a día de la organización, por lo tanto
es recomendable escoger una solución que sea actualizable y escalable.
4.
Elija un aliado de
negocios, no una marca
Seleccionar a un proveedor de software de gestión
empresarial es, probablemente, el paso más importante. La recomendación es
elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad
necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios
en el modelo de negocio conforme crece.
También hay que considerar:
·
La cantidad
y calidad de clientes e implementaciones hechas.
·
Si la
empresa realiza actualizaciones frecuentes, entonces habla bien del proveedor
ya que significa que lleva a cabo mejoras en sus productos y está al pendiente
de sus clientes.
·
Disponibilidad
de recursos capacitados tanto para la implementación como para el soporte
técnico posterior.
·
Presencia local.
5. Planee los
tiempos de implementación
Finalmente, es importante tener presente que todo
proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, he detectado que para
que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en
la planeación:
·
El uso de
los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de
estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación.
·
La
adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el
nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberán realizar.
·
La calidad
de los datos y procesos de negocio existentes.
·
La cultura
de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.
El tiempo de implementación puede variar de 2 meses
hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.
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