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Informe Especial Mix News Colombia:

Hablemos de... 

SOLUCIONES DE GESTIÓN EMPRESARIAL PARA LAS PYMES, VALOR AGREGADO Y DIFERENCIAL EN LA ACTUALIDAD

Mix News Colombia tuvo la grandiosa oportunidad de entrevistar al doctor Sergio Morilo, Director de Servicios TOTVS Norte de América Latina, sobre Soluciones de gestión empresarial aplicadas a las Pymes, valor agregado y diferenciales de la empresa, ERP, Cloud Computing, Big Data, entre otros.

Queremos agradecerle al doctor Morilo por su ayuda para con esta entrevista y presentarles a ustedes, nuestros lectores y visitantes las respuestas dadas:

1-   Mix News Colombia: Los Software colaborativos son utilizados para organizar el trabajo de empresas de grandes volúmenes, pero su empresa invita a participar a pequeñas y  medianas, ¿cuál será la relación de costo beneficio que haga atractiva esta invitación?

Doctor Morilo: Las herramientas de software colaborativo pueden ser usadas no solamente por empresas grandes, también existen buenas funcionalidades indicadas para las PyMEs. Dentro de todas las empresas la utilización de herramientas de colaboración, como redes sociales (corporativas o abiertas), ECM (Enterprise Content Management, para la gestión de flujos y de documentos), herramientas de BI (Business Intelligence) y almacenamiento en la nube permiten a las empresas iniciar su inserción dentro del nuevo mundo.

El modelo de los negocios está cambiando constantemente y es importante que las empresas empiecen a modificar su forma de trabajo y de operación. Hoy en día, entender lo que necesita el cliente es fundamental y las herramientas de colaboración como las que comenté anteriormente son fundamentales y, seguramente, van a proporcionar una gran diferenciación en el negocio de la PyME.

Además, es importante derrumbar el mito de que las soluciones de gestión son caras y no son para una PyME. TOTVS es una empresa que siempre ha trabajado en la entrega de soluciones para ese mercado y tenemos ofertas de paquetes de software de gestión empresarial, combinado con ECM y BI, que pueden ser implementadas en PyMEs, aportando alto conocimiento y control del negocio a esas empresas.

Si pensamos en BigData, por ejemplo, ya existen soluciones en el mercado que ofrecen el análisis completo de los datos de las redes sociales en que la empresa participa, permitiendo a los gestores acceder a una completa visión de sus clientes y de lo que dicen, cómo interactúan, sus hábitos y de otros conceptos dentro de las redes sociales. TOTVS está muy al pendiente de ese nuevo mercado y, por eso, invertimos en una empresa de Estados Unidos que entrega soluciones similares a la comentada anteriormente, en la nube, con costos que permiten a una PyME entrar a ese mercado.

El otro asunto, que es Cloud Computing: ese sí es una realidad completa. Nosotros, por ejemplo, tenemos ya varios clientes que operan sus negocios utilizando los sistemas (gestión, redes sociales, ECM, verticales) en nuestra nube, con toda la seguridad y disponibilidad. Aquí vemos un excelente negocio para las PyMEs. Eso se da mayormente porque usar una nube para tener sus sistemas reduce costos directos, principalmente con personal técnico para administrarlos (los sistemas, las bases de datos, los equipos físicos) y da mucho más seguridad; la mayoría de los proveedores de ese servicio entregan excelentes niveles de servicio.

2-    Mix News Colombia: En estos tiempos las herramientas de comunicación son la base de la gestión en las empresas,  ¿qué herramientas aporta TOTVS y que tan al alcance están de los funcionarios, clientes o proveedores?

Doctor Morilo: La comunicación clara, directa y rápida es el gran diferencial que va a permitir a las empresas el crecimiento y la evolución de su personal y talento. TOTVS ofrece algunas soluciones que aportan mucho en ese sentido. Un ejemplo es nuestra red social corporativa. Es un cambio cultural y de algunos paradigmas dentro de las empresas. Se trata de usar una herramienta abierta, organizada en comunidades, en donde los participantes de la empresa pueden interactuar con otros participantes, sin tener restricciones de acceso y de asuntos.

Sergio Morilo, Director de Servicios
TOTVS Norte de América Latina

Hoy ya tenemos más de 200 empresas que utilizan ese producto. Una de esas empresas es TOTVS, con más de 10,000 usuarios conectados. La forma de comunicarnos con nuestros participantes ha cambiado de manera brutal, ya que hoy todos los asuntos están en nuestra red social, disponibles, comentados, estructurados dentro de comunidades, que básicamente funcionan para agrupar los asuntos de determinadas áreas, proyectos, grupos de participantes. En ese mismo proyecto, hace algunos meses, también liberamos el acceso a los clientes TOTVS. Es decir, un cliente entra a nuestra red social corporativa y ahí puede hacer consultas referentes a la operación de nuestros productos e interactuar directamente con nuestro help desk.

Es un cambio completo en el modelo de relación corporativa.

3-    Mix News Colombia: ¿En qué momento el control del flujo de documentos se puede convertir en un diseño o control de proyecto total con esa solución?

Doctor Morilo: El control de flujo de procesos y de documentos lo podemos hacer con la implementación de nuestra herramienta ECM, Enterprise Content Management. Totalmente de forma visual y gráfica, esa herramienta permite el diseño de los flujos de la empresa. Además, permite que en cada “nodo” del proceso se agreguen formatos y/o documentos que serán almacenados en la misma herramienta, quedando disponibles para consulta y búsqueda posterior.

Es importante comentar que cualquier tipo de documento podrá ser agregado como información del proceso, ya que el sistema permite que los mismos sean indexados y registrados con tags (etiquetas) que facilitarán la búsqueda en el futuro.

Como ejemplo, abajo una pantalla de un flujo creado dentro de nuestro producto ECM:

Pero además de la gestión de los flujos de procesos esta solución permite también la gestión de la información (en documentos) de la empresa. Estadísticas indican que solamente un 20 % de la información es estructurada; el 80 % no está estructurado y el 90 % de esa información no estructurada no es gestionada. Es decir, no está disponible para acceso y consulta. En eso, el ECM puede permitir a la empresa la completa gestión de toda su información, estructurada o no.

4-   Mix News Colombia: El teletrabajo es una verdad en la empresa hoy por hoy, ¿este sistema lo promueve o lo impide?

Doctor Morilo: El teletrabajo sí es una verdad. Sin embargo, la mayoría de nuestros puestos de trabajo requieren interacción con clientes y usuarios de nuestras soluciones. La mayoría de nuestro personal no trabaja directamente en nuestras oficinas, mas sí en las oficinas de nuestros clientes, haciendo el proceso de implementación de nuestro software y soportando la operación de los usuarios.