¿ES EL MOMENTO IDÓNEO PARA HACER UN CAMBIO EN MI NEGOCIO?
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| Martín Cayón |
Actualmente los mercados han desarrollado un crecimiento y una dinámica
diferentes en la Economía del Conocimiento, por lo que un empresario Pyme se ve
forzado a considerar dos opciones para mejorar y optimizar sus procesos:
actualizar su antiguo sistema de gestión o, adquirir uno nuevo, evitando así,
frenar el crecimiento de su negocio.
Esta disyuntiva se presenta cuando es necesario
definir los costos reales de la actualización y el mantenimiento de este
sistema, inversión reflejada para alrededor de cinco años, con el objetivo de
que la decisión que se tome sea estratégica para minimizar las sorpresas en el
futuro.
Tomar la mejor decisión para realizar este cambio, necesita
de un análisis exhaustivo sobre los costos implicados en un período de varios
años. Dichos costos deben tomar en cuenta los siguientes elementos:
Infraestructura. Aquí los costos tienen que considerar la
implementación, el soporte y el mantenimiento de servidores en caso de elegir
tener control del hardware, además, hay que añadir dispositivos que
proporcionen sustentabilidad y continuidad del negocio. Otro camino es la contratación
de un servicio cloud, el cual también
puede ser una opción viable para tener la infraestructura fuera de la oficina.
Plan
de renovación. La
planificación, el armado y la implementación del proyecto debe tomar en cuenta
costos en honorarios de consultoría, sueldos de personal de TI internos,
costear la curva de aprendizaje del nuevo hardware y software y revisar cómo
impacta en la productividad de la compañía, así como examinar el costo de
oportunidad en conjunto con el equipo de finanzas, encargado de las actividades
de valor añadido.
Adicionalmente, se recomienda siempre tener una
cantidad asignada para extras y considerar los costos internos para el período
de estabilización después de la actualización del sistema.
Recursos
operativos. Es cierto que debe
adicionarse a los costos internos y externos asociados con el soporte diario de
la aplicación del ERP, sin embargo, tiene que considerar recursos propios para
mantener activa la dinámica del cambio.
Mantenimiento
y soporte. Es importante incluir
el mantenimiento y los gastos de soporte para los proveedores de software de
aplicación, más honorarios para el hardware, los sistemas operativos y las
bases de datos.
Costos
para el crecimiento o la reducción. La hipótesis del empresario Pyme es que su sistema ERP será utilizado
durante mucho tiempo, para lo cual es clave tener en cuenta determinado nivel
de flexibilidad, ya sea para crecer, o para reducirse en caso de que se
presente una crisis.
Este tipo de empresario visualiza sus procesos
reales y busca soluciones con base en las capacidades del sistema requerido.
Sin embargo, pensar en un nuevo sistema de ERP implica la posibilidad de
transformar toda una arquitectura, no es simplemente cambiar un libro mayor.
Cuando en el negocio se presenta un cambio
imprevisto que implica conocer los resultados financieros para tomar
decisiones, es posible construir soluciones temporales a fin de proporcionar
informes inter-mes. Por ello, es fundamental que el empresario Pyme reflexione
sobre el costo de estas soluciones, el costo de no tener información oportuna,
así como la ventaja que obtiene la competencia. Para solucionar estos problemas,
las compañías tienen que conocer claramente los puntos débiles en su proceso
actual y considerar cómo poder escalar el sistema y cuál sería su impacto
financiero.
Costos
por actualizaciones naturales. Cualquier proyecto debe de tomar en cuenta posibles costos para la
aplicación de parches y correcciones, así como la implementación de nuevas
características y funcionalidades.
De esta forma, al analizar minuciosamente todos
estos costos y los métodos progresivos, el empresario estará ampliamente
capacitado para tomar la mejor decisión estratégica que su negocio requiera en
cualquier momento.
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