GESTIÓN DEL CONTENIDO EMPRESARIAL: ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN NO ESTRUCTURADA DE SU ORGANIZACIÓN CUANDO Y COMO LO NECESITE
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| Juan Nietch |
La gestión del contenido empresarial
(Enterprise Content Management, o ECM por sus siglas en inglés) es un conjunto
de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa,
independientemente de su tamaño, debe implementar. ¿Por qué? Porque nos encontramos
en la era de la información y esta información representa una ventaja
competitiva para cualquier organización, pero necesita ser capturada, guardada,
administrada, preservada y, además, compartida con la persona adecuada, en
cualquier momento y lugar. Eso es, precisamente, lo que brinda ECM.
Una solución ECM le pone los documentos
en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos
en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento
archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen más
productivos porque no necesitan gastar tiempo buscando la información que
necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté en uso por otro
trabajador, ya que el sistema permite acceso simultáneo a los documentos en
toda la compañía. Al permitir un rápido acceso a documentos que antes hacían
perder tiempo en su búsqueda se logra una mayor eficiencia. Esto permite que la
respuesta al pedido sea mucho más rápida y se mejore el servicio al cliente.
Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios
inicialmente promocionados, como la eliminación del papel en la oficina, ayudan
a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de
documentos y también reducen los gastos en lo que se refiere al almacenamiento
físico.
Proteger de forma segura los activos de
la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es
decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de ésta
sólo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios
de este tipo de solución.
Una solución ECM puede ayudarle en la
gestión de la documentación clave que su empresa necesita conservar para fines de
cumplimiento. Estas soluciones establecen permisos de acceso a documentos
basados en el usuario, automatizan los procesos de retención programados y
proporcionan las pistas para auditorías detalladas que muestran qué empleados
acceden a documentos específicos y cuándo. Por otra parte, ECM puede ayudarle
rápidamente a localizar la información solicitada por los auditores y acceder a
ella para cumplir con los mandatos regulatorios.
Invertir en una solución ECM le
permitirá estar más acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus
documentos electrónicamente está ayudando a reducir la cantidad de papel que su
negocio consume. Y esto no sólo significa que está ayudando a conservar los
árboles, sino que también está reduciendo las emisiones de carbono y el consumo
de combustible que es necesario para transportar el papel.
Una empresa que utilice ECM para
administrar sus procesos internos podrá automatizar sus procesos, agilizar la
implementación de ventajas competitivas, y aumentar la velocidad de entrega de
la información a los clientes.
DocuShare: el ECM de Xerox
DocuShare es la solución ECM que Xerox
les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administración de
contenido más flexibles y fáciles de usar que existen hoy en el mercado. Con
DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y
digital, así como gestionar los procesos empresariales de manera que sus
usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la información crítica de la
empresa, compartirla y procesarla las 24 horas los 7 días de la semana.
Juan Carlos Nietch, Office Solutions
Business Manager de Xerox Distributor Group, dice: “Con la implementación de DocuShare
nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos
internos y alcanzado ahorros de
hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar información, y hasta de
un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una solución fácil, rentable y escalable
que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier
lugar”.
Para ejemplificar cómo este software
ayuda a las empresas, veamos el
caso de los beneficios que Universal Pictures en Hollywood alcanzó al
implementar en sus oficinas el software ECM DocuShare.
Antes de tener DocuShare, todos los
archivos se guardaban en carpetas físicas de tipo acordeón, que eran difíciles
de almacenar e incluso mantener organizadas. Sin embargo, al implementar esta
solución la compañía transformó el departamento de Story(Contenido) en un entorno
virtual libre de papel.
Se digitalizaron todos los documentos
(como los de investigación, legales, etc.), y se guardaron en las carpetas de
proyectos previamente creados. Todo el personal podía acceder a ellos desde sus
escritorios. Luego, Xerox introdujo otro avance al utilizar Microsoft Outlook,
lo que permitió arrastrar y colocar en DocuShare los mensajes de Outlook, con
lo cual se simplificó más la forma en que trabajaba el departamento y se
eliminaron aun más pasos que consumían tiempo.
Con la implementación de DocuShare, el
departamento de Story ha visto como todas esas tareas que
antes consumían demasiado tiempo se realizan con mucha más facilidad y rapidez.
Pero, sobre todo, los documentos están guardados y se pueden compartir en el
momento y lugar que se necesiten, y con la persona que los necesite.
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