EVENTOS EMPRESARIALES, FORTALEZA DEL HOTEL BEST
WESTERN PLUS 93
La organización de eventos empresariales se convierte para BEST WESTERN
PLUS 93 PARK en uno de los nichos de negocio más importantes para el hotel
capitalino, así lo comenta Elizabeth Becerra, Gerente General: “Con
el Plan de Grupos, que ofrece beneficios para las empresas que realizan grupos
con más de 10 habitaciones y además evento con consumos de A&B,
hemos generado mejor ocupación para el hotel en los picos de baja
demanda, ello teniendo en cuenta que somos un hotel enfocado al mercado
corporativo”. www.hotelbestwestern93.com
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| Salón Montana |
En promedio, en Best Western Plus 93 Park Hotel se realizan mensualmente
unos 80 eventos empresariales en los 5 salones que ofrece el hotel
con capacidades para entre 12 y 140 personas, en diferentes montajes.
Adicional a ello, el hotel ofrece una terraza bar para la realización de
eventos sociales, cocteles, cumpleaños y demás tipo de eventos, cuya capacidad
aumenta hasta en 76 personas perfectamente acomodadas en nuestras mesas y
salas.
La ocupación de los salones de los que dispone el hotel ha sido alta
durante todos los meses de los últimos dos años pero la diferencia entre el
primer semestre y el segundo se ve especialmente marcada por los eventos de
cierre de año y fiestas decembrinas empresariales, “ello permite concluir
que el último trimestre del año es quizás el más importante en la organización
de eventos empresariales en el hotel” agrega Becerra quien comenta “somos
un hotel responsable en la promoción e implementación de nuestros servicios,
ello se ve reflejado en la reciente Certificación que nos hace un Hotel
amigable y socialmente comprometido con el entorno, uno de los primeros en ser
reconocidos con una Certificación de éste tipo. Eso genera beneficios
adicionales así como un respaldo a nuestros clientes”
Lo más importante… superar
las expectativas del cliente.
A la hora de organizar un evento corporativo, el cliente por lo general
busca un espacio adecuado tanto en características físicas y servicio. Es allí
en donde la asesoría del hotel se hace vital.“Partiendo de esta necesidad es
importante determinar qué tipo de reunión o evento requiere realizar el
cliente, social o corporativo. Con esta información apoyamos, asesoramos y
direccionamos al cliente en todos los temas y detalles relacionados con
alimentos y bebidas, equipos audiovisuales, montajes y equipamiento de
espacio así como en el desarrollo del evento o la reunión… ello con el
fin de sobrepasar las necesidades y expectativas de nuestros clientes” comenta
Elizabeth.
A todo ello regularmente fuera del equipamiento normal de los salones,
Best Western Plus 93 Park Hotel brinda soporte para la realización de
videoconferencias, teleconferencias, traducción simultánea, circuitos cerrados
de televisión, grabaciones en audio y video de reuniones importantes,
streaming y demás requerimientos específicos.
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| Sala de Juntas |
El hotel cuenta con un circuito cerrado de televisión el cual esta
monitoreado 24 horas al día dentro del hotel y en áreas aledañas; cuenta
también con 5 salones completamente equipados con luces Led con las
características adecuadas para la iluminación de espacios cerrados y equipos
audiovisuales, adicional a esto 3 de estos salones cuentan con luz natural lo
cual hace mucho más placentera la estadía en las reuniones realizadas en el
Best Western.
A la hora de organizar un
evento, es importante…
1.
Definir qué tipo de evento quiere organizar y todos
los detalles que involucra su realización: invitados, asistentes, convocatoria,
alimentos y bebidas, material impreso, ayudas audiovisuales.. en todo caso es
importante dejarse guiar por los profesionales.
2.
Cotizar… por lo general es bueno tener varias
opciones para comparar y tomar la mejor decisión. No siempre el valor más
barato es sinónimo de un evento exitoso. Es importante tener en cuenta las
instalaciones, iluminación, equipos, servicio, complementos como alimentos y
bebidas, equipos, mobiliario, facilidades de acceso, parqueadero y opciones de
alojamiento para los invitados o asistentes que llegan de otras ciudades. “Esa es la
ventaja de realizar un evento en un hotel y por ejemplo en Best Western Plus 93
Park Hotel estamos en capacidad actualmente de ofrecer esos y más servicios,
como restaurante, bar, gimnasio y spa.. lo que asegura una mejor experiencia a
quienes asisten a nuestros eventos desde otras ciudades” asegura Paola Pinzon Mugno, Jefe de Eventos.
3.
Los detalles son quizás lo más importante. Es por
ellos importante contar con un equipo de personas que le apoyen en cada una de
las necesidades de su evento: las invitaciones, el seguimiento, las
confirmaciones, el recibimiento de los invitados y su posterior acomodación, la
decoración, el sonido, la iluminación… todo es importante por pequeño que sea…
y el éxito de su evento dependerá de que cada cosa este en su sitio, en el
momento y en el lugar apropiado, los eventos sociales tienen especial seguimiento
ya que manejan formatos muy particulares dependiendo de la celebración y el
estilo del cliente.
4.
Por último, los costos, los pagos, la facturación
de todos los servicios. Es importante llevar una contabilidad de gastos y
costos, lo más organizada y planificada posible. La ventaja de contratar con un
hotel, en éste caso con Best Western Plus 93 Park Hotel será que solo tendrá
que pagar a un solo proveedor por todos los servicios que requiera para la
perfecta realización de su evento.
“Los clientes catalogarán
un evento exitoso cuando cumplimos completamente con todos los requerimientos
confirmados y suplimos las novedades adicionales que se presentan, pero lo que
marca la diferencia para todos los eventos realizados es la personalización del
servicio… garantizarle al cliente que siempre cuenta con un equipo de meseros,
capitanes, houseman, coordinadores y gerente de eventos disponibles para
apoyarle aun cuando no sea indispensable”
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