MEJORAR ES LA PREMISA, PERO ¿CÓMO?
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| Rodrigo Torres |
Nada es perfecto,
es cierto, pero todo es sensible a mejoras… y es esta idea la que alienta a
muchos profesionales de las TIC a buscar, continuamente, cómo optimizar los
procesos para impactar positivamente la estructura general de las organizaciones.
Sin embargo, para otros, mejorar puede inspirar temor… ¿por qué? Porque implica
cambiar.
Cambiar algo
que no funciona es admisible para todos, pero modificar algo que cumple con su
objetivo, no. Tras mis años de experiencia me he percatado que el rechazo surge
cuando el resultado del cambio, lejos de mejorar los procesos, simplemente los
complica. Con esto en mente, es comprensible por qué para algunos es mejor
“dejar las cosas como están”.
Esto, en
principio, se debe a dos razones: la literalidad y el olvido. Me explico.
Cuando se toma la decisión de aplicar en una empresa o en una unidad de
negocios, un modelo de gestión de procesos, muchos profesionales de las TIC cometen
el error de asumirlos como verdades absolutas, camisas de fuerza que intentan
ceñir a las compañías; sin considerar que los modelos deben ajustarse a las
organizaciones, no las organizaciones a los modelos. Los modelos de gestión de
procesos nos dicen el ¿qué? más no el ¿cómo? Aplicar textualmente un modelo,
porque así está escrito en el papel, solo traerá consigo rechazo y, por ende,
fracaso.
El olvido,
por su parte, se da cuando omitimos –consciente o inconscientemente– al factor
clave cuando se habla de gestión de procesos: la gente. Para muchos, la gestión
de procesos simplemente se trata de: definir, montar en un sistema, automatizar
y listo… la organización ya tiene procesos. Pero se les olvida que, al final, los
que van a implementarlos son las personas.
Resulta
entonces, imprescindible, permear los procesos dentro de la organización de tal
manera que los trabajadores se “adueñen” de ellos, participando desde su
definición. Así, estos y sus mejoras estarán acordes con las actividades y las
necesidades de quienes los ejecutan. Después de todo, son ellos quienes prueban
las mejoras y de ellos surgen los ajustes necesarios.
Los primeros
pasos
Pero, por
dónde empezar. Cuando se da inicio a un proyecto de mejora lo primero que
debemos preguntarnos es: ¿qué queremos mejorar? Con esto lograremos definir el
objetivo. Si comenzamos el proyecto sin hacernos esta pregunta, probablemente
terminemos seleccionando un modelo para “alcanzar el nivel x del modelo x”. Es
decir, perseguiremos un objetivo, pero nunca obtendremos la mejora.
Para
prevenir esto, es indispensable realizar un diagnóstico inicial en el cual se
identifiquen las debilidades y las fortalezas de las diferentes áreas de la
organización para que, con base a estos elementos, se pueda generar un plan de
acción o plan de proyecto de mejora; dando pie a dos fases cruciales: la definición
y la implementación.
La
definición establecerá los productos de trabajo, procesos y actividades que se
llevarán a cabo dentro del área a mejorar. Mientras que la implementación toma lo
que se generó en la fase de definición y lo lleva a la práctica.
Ahora bien,
debemos saber interpretar todos los modelos de procesos (MoProSoft, CMMI, PMBOK,
etc.) y entender que ninguno integra todo lo que cada organización requiere. Por
lo tanto, debemos revisar qué nos ofrece cada uno y escoger uno enfocándolo a
las necesidades de la empresa.
Tengamos
siempre presente que son las organizaciones las que decidirán cómo llevarán
adelante las actividades. Por ejemplo, el modelo nunca pedirá que se generen
tres minutas y que todos las firmen. El modelo tan solo pedirá que se
notifiquen los planes de trabajo a los involucrados. ¿Cuán complicado o simple queremos
hacerlo?
En PRAXIS,
tenemos amplia experiencia en gestión de procesos y nuestro portafolio abarca
servicios estratégicos, tácticos, operativos y transversales; que incluyen: consultoría
en gestión en áreas de TI, estrategia tecnológica y roadmap, capacitación en
Modelos y Metodologías, evaluación y outsourcing de Procesos de TI, diseño,
implantación y evaluación de arquitectura; definición e implementación de
Servicios de TI y en la Nube: (Calidad SCM,SIHO-PSP); consultoría técnica de
alto nivel y auditorías de procesos y técnicas.
La gestión
de procesos puede ser tan ágil y beneficiosa o tan lenta y engorrosa como la
organización lo quiera. Todo dependerá de la adaptación, la adecuación y la
interpretación del modelo que se aplique. Los invito, entonces, a apoyarse en
expertos en el área para llevar a feliz término la iniciativa de mejora,
dejando a un lado el temor y abriéndole paso al aprendizaje y al progreso
continuo.
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