LA DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REDUCE ALTOS COSTOS EN LAS EMPRESAS Y CONTRIBUYE AL CUIDADO DEL MEDIOAMBIENTE
Los altos costos del m2 en las oficinas están forzando a las empresas a
relocalizar sus depósitos de documentación para liberar espacio y ocuparlo más
productiva y eficientemente. Muchas empresas se suman a esta opción ya que además
de bajar costos en m2, papel, tinta, y cartón, colaboran de forma concreta a
preservar el medioambiente al reducir el uso de estos recursos.
En la actualidad cada vez son
más las empresas que optan por digitalizar su información. Varios son los
factores que han llevado a las organizaciones a tomar esta iniciativa. Por un
lado se produce por el aumento considerado en los valores del m2 que una
empresa debe solventar, dependiendo de la zona donde se encuentre ubicada la
oficina, por el otro es el tener acceso a la información archivada de manera mucho
más eficiente y rápida, como así también de preservar la información en lugares
más seguros. Asi mismo hay una mayor conciencia en el cuidado del medioambiente
y las empresas forman parte de este cambio, al disminuir el uso de recursos
naturales que requeriría guardar la documentación en formato papel.
Cuando la empresa crece y requiere de incorporar empleados, mudar los
papeles y liberar espacio resulta mucho más económico que trasladar toda la
oficina a otro lugar. Asi mismo algo no menor a considerar, es el lugar que suelen
ocupar los documentos importantes, ya que las normas locales establecen que se
deben conservar los documentos importantes durante el trascurso de 10 años. Si
hay que hacer espacio una opción es comenzar por la digitalización de la
información, que en muchas oficinas suele ocupar mucho espacio.
Algunos de los beneficios[1]
que trae a las empresas digitalizar la información son los siguientes:
- En un HDD
de 5GB de capacidad, se reducen 150.000 páginas A4 apiladas, que tendrían una
altura de 20 metros aproximadamente.
- Al tener
los archivos en formato digital con acceso desde la computadora, se reduce el
tiempo de búsqueda respecto del acceso a un documento impreso guardado en un
archivo físico.
- A
diferencia del documento físico, que debe ser fotocopiado para ser utilizado
por más de un usuario simultáneamente el HDD permite tener toda la información
compartida y segura sin tener que acercarse a donde se encuentra archivado el
documento físico.
- La
información digitalizada es fácilmente accesible y pasible de ser integrada a
otros archivos digitales en diferentes formatos. Fácil de buscar y por
consiguiente mejor predispuesta a ser utilizada.
- La
posibilidad del uso compartido simultáneo de archivos digitales reduce el
volumen de copias en papel necesarias con el consecuente ahorro de insumos.
- El importante
ahorro de tiempos al acceder y compartir la información sin demoras incrementa
la productividad en el trabajo.
- El
soporte digital reduce el almacenamiento de papeles, que acumulan polvillo y
pueden ser vulnerados por insectos, roedores u otras plagas.
- El envío
de información por email o almacenada en medios digitales se realiza a gran
velocidad y costo prácticamente despreciable frente al del traslado de documentos
impresos.
- La
información puede clasificarse y limitarse el acceso solo a las personas
autorizadas (no ocurre lo mismo con un bibliorato en un depósito).
- La
digitalización del documento garantiza que a partir de ese momento la
información permanecerá intacta y no se degradará con el paso del tiempo como
sucede con los documentos de Fax, e impresiones en papel.
En un principio, las empresas archivaban su información en DVDs. Hoy en
día para realizar una mejor digitalización Toshiba ofrece diversos discos de
almacenamiento tanto externos (HDD) como internos (SDD), que superan
ampliamente a los DVDs en cuanto a reducción de espacio y funciones que
ofrecen. Uno de los discos rígidos externos que ofrece la compañía es el Canvio®
Connect II, disponible hasta en 3 TB de capacidad de almacenamiento, con
posibilidad de acceso remoto, copia de seguridad local y en la nube y capacidad
de compartir y transmitir contenidos.
Sebastián Rial, Gerente General de
las operaciones de Toshiba en Argentina comenta, “La seguridad es algo que nos
preocupa a todos cuando hablamos de guardado de información. Por eso la
compañía trabaja continuamente en brindar soluciones seguras e integrales y ha
incluido en el Canvio Connect II el software NTI Backup Now EZ2 que analiza la
computadora y ofrece opciones de copias de seguridad personalizables para cada
equipo. Los usuarios pueden obtener copias de respaldo con protección de
contraseña definida por el usuario, o almacenamiento en la nube. Asimismo este
dispositivo tiene capacidad de programar las copias de seguridad para que se
ejecuten automáticamente.”
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