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CÓMO ELEGIR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO PARA SU EMPRESA

Por: Carlos Restrepo, Director comercial Softland ERP

Carlos Restrepo 

Ante el constante cambio y renovación de los mercados es importante que los directivos de las compañías cuenten con información confiable y actualizada sobre las operaciones de su negocio que les facilite la toma de decisiones estratégicas. Una buena manera de hacerlo es contar con herramientas de análisis de información hechas a su medida.

Sin embargo, en la actualidad existen compañías que no cuentan con un sistema de análisis automatizado que soporte esta tarea, por lo que deben invertir grandes cantidades de tiempo para reunir y analizar información, procesarla y convertirla en informes detallados que determinen cuál ha sido el comportamiento de la empresa y cuáles son las mejoras que deben implementar en diferentes áreas. El riesgo es que al ser un proceso manual se pueden cometer errores que pongan en peligro la operatividad de los negocios.

La solución entonces se encuentra en el uso de sistemas ERP, los cuales son mucho más que un software contable. Un sistema ERP es un sistema que permite integrar todas las actividades o procesos que conforman la cadena de valor de una empresa con la trazabilidad de cada uno de ellos.

Por ello, emplear un sistema automatizado de este tipo puede dejarle diversos beneficios a los empresarios y tomadores de decisiones, entre los que se encuentran los siguientes:

-        Facilita el procesamiento de la información.- Las empresas competitivas han identificado que el volumen de información manejado en sus compañías limita la toma decisiones oportunas cuando no se cuenta con un software administrativo adecuado. Un sistema ERP es una gran ayuda para que las empresas integren todas sus operaciones a través de un software que les apoye en el procesamiento, almacenamiento, análisis y la generación de información de valor.

-        Automatizar el registro de transacciones.- Para una empresa es necesario tener en un solo lugar información confiable en tiempo real, que les permita conocer los detalles de sus procesos y movimientos requeridos para tomar decisiones, aumentar ventas, optimizar los costos, realizar compras inteligentes, planear la producción, reducir el inventario, analizar tendencias, etc.

-        Son escalables.- Cuando un software está empaquetado y no es flexible ni se adapta a cada tipo de empresa, es de poca utilidad para las compañías. Lo mismo ocurre cuando se adquiere una solución “de caja” que deja de ser útil una vez que la empresa ha crecido, pues las diferencias entre un software de gestión para pequeñas, medianas o grandes empresas radica en las necesidades de operación que cada una tiene, en la cantidad de procesos que deben implementar, la complejidad de los mismos, el volumen de transacciones, las necesidades de informes y la cantidad de usuarios. Un sistema ERP comúnmente ofrece las funcionalidades básicas y estándares para una pequeña empresa, pero a medida que la empresa crece, escala para dar soporte al crecimiento de la misma.

-        Actualización constante Así como una máquina se vuelve “vieja”, el software envejece desde el punto de vista técnico y funcional. Es decir, un software que se implementó hace cinco años es muy diferente a los utilizados actualmente, ya que seguramente hay nuevas políticas y procedimientos, cambios en los procesos y nuevos requerimientos de entidades externas. Por ello es necesario contar con un proveedor que se comprometa a actualizar el software de manera constante sin necesidad de realizar pagos adicionales por esta acción.

Finalmente, al momento de decidir sobre qué software requiere una empresa, independiente del tamaño de la misma, es indispensable considerar la estrategia, los objetivos organizacionales, la misión y la visión de la compañía. Es necesario analizar los procesos, la infraestructura, los recursos humanos y sobre todo tener en cuenta la información que se requiere analizar para medir los resultados y comparar frente a los objetivos de la empresa.  Por lo tanto, al invertir en un ERP se debe buscar una opción que garantice la satisfacción de las necesidades actuales sin dejar de lado su capacidad para atender los cambios del futuro.