10 TIPS PARA UNA IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE UN ERP
La
innovación tecnológica ha impuesto varios cambios en la sociedad, pero nadie
pudo haber previsto la total transformación que ha afectado a las prácticas
empresariales en los últimos años debido a la tecnología. La tecnología casi
siempre lleva a un aumento de productividad y eficiencia en cuanto a procesos
controlados por computadoras, máquinas y
equipos. Sin embargo, los cambios
a los procesos del negocio requieren que los empleados demuestren enormes niveles de flexibilidad y
agilidad. Las organizaciones que abracan el cambio encuentran que los empleados
están deseosos de aprender, adaptarse y superarse trabajando y descubriendo nuevos y diferentes
usos de la tecnología.
Las
implementaciones en la nube, impresión en 3D y colaboración en tiempo real son
solo algunas de las formas que las empresas utilizan para estar a la
vanguardia. Sin embargo, esta “compañía new age” también trae consigo mayor
complejidad. Felizmente las soluciones de ERP de última generación están
diseñadas para aprovechar la nueva
tecnología con funcionalidades específicas para el mercado, y están demostrando
ser útiles en lograr que lo complejo sea sencillo.
Para
aprovechar las nuevas estrategias, como la colaboración por medio de las redes
sociales, business intelligence y analytics profunda, las empresas ahora
necesitan un nivel de flexibilidad y agilidad que las soluciones de ERP
antiguas o propias no pueden ofrecer. Los sistemas de ERP anteriores eran
monolíticos por naturaleza, y no podían incorporar el cambio. Si un sistema no
estaba desarrollado específicamente para un mercado, precisaba ser modificado enormemente para
poder cumplir con los requisitos del cliente, haciendo que luego sea
extremadamente difícil hacer los upgrades. Es por eso que procurar una solución
moderna es muy importante para la vitalidad dela organización y selección uno
que pueda mantenerse al tanto con los cambios futuros en el mercado ofrecerá un
mayor retorno de la inversión.
Para muchos, la idea de seleccionar
e implementar un Sistema ERP es
apabullante y los riesgos muchas veces parecen superar los beneficios. ¿Tenemos el socio adecuado? ¿Contamos
con el equipo correcto? ¿La infraestructura es la indicada? ¿Está la
organización involucrada y comprometida? ¿Contamos con los criterios adecuados
de selección? Al comenzar con el proceso de implementación, es importante
mantenerse focalizado en los objetivos del negocio y considerar algunos
principios.
A
continuación 10 tips para garantizar que su empresa tenga una implementación
exitosa de su ERP:
El alcance es clave. Comenzar definiendo cuidadosamente
el alcance del proyecto. Focalizarse en los procesos del negocio y en los
requisitos del sistema. Cuanto más específico sea de entrada, mayor detalles
podrán incluir los proveedores en las
propuestas.
Alinear a los equipos desde el
comienzo. Asegure de hacer un cuadro clara y conciso del
proyecto para documentar el proyecto con participación del equipo interno,
incluyendo funcionarios nivel C. Alinear desde el comienzo con los tomadores de
decisiones corporativas para involucrar a los equipos del comité de evaluación.
Busque la especialización. Seleccione una solución ERP que
cumpla con las necesidades específicas de su mercado vertical. Seleccionar una
aplicación que ya incluya las funcionalidades de los procesos específicos del
mercado, con los términos y cumplimientos reglamentarios ahorrará en futuras
modificaciones costosas.
Piense a largo plazo. Seleccione un ERP flexible de manera de poder incluir futuras
necesidades y requisitos cambiantes del negocio.
No a las customizaciones. Evite las customizaciones a todo
costo. Ellas causan que los upgrades del
ERP sean difíciles de realizar, ya que se deben actualizar las
modificaciones realizadas.
Sea eficiente. Se deben adoptar las mejores prácticas
y flujos de trabajo del ERP, en vez de intentar cambiar el ERP para incluir los
flujos de trabajo de la organización. Su empresa logrará el máximo de
eficiencia adoptando la estrategia integral del ERP para el flujo operacional.
Si intenta amoldar el nuevo ERP a los viejos procesos, se perderán las
eficiencias embebidas en la solución.
La experiencia del usuario es
primordial. Al
seleccionar un ERP, asegúrese de considerar su facilidad de uso y la
experiencia general del usuario. Una solución altamente intuitiva acelera el
proceso de implementación, disminuyendo la cantidad de capacitación necesaria.
La Capacitación es Importante. Cuando realice la selección del ERP
y planifique la etapa de implementación programe la capacitación adecuada para
el personal. Asegúrese que los usuarios conozcan las nuevas funcionalidades y
beneficios. Esto lo incentiva a para comprometerse con el proyecto y la
transición, abrazando el cambio en lugar de resistirse.
Sea realista con las expectativas. No intente apurarse ni saltear
ninguno de los pasos necesarios de la etapa de implementación de manera de
acelerar los resultados.
Comunicar, colaborar y documentar. Asegúrese de hacer el seguimiento
de las decisiones relevantes al alcance del proyecto, las expectativos y los
entregables. Colabore con el proveedor de ERP para definir las estrategias
exitosas de implementación, aproveche la experiencia de las implementaciones
exitosas anteriores. Aunque nunca dos proyectos de ERP son exactamente iguales,
normalmente se puede aprovechar tácticas que han funcionado anteriormente.
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