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GESTIÓN DOCUMENTAL: EL ARMA DE UNA EMPRESA

Lexmark se convirtió en el mejor aliado de un centro de estudios recientemente al lograr satisfacer sus necesidades de manejo de documentos. Con cerca de 17 mil estudiantes en sus cuatro campus, el centro tenía la urgente necesidad de una solución que les permitiera resolver problemas del día a día de la escuela. Reducir el flujo de trabajo facilitando así el proceso de admisión y los requisitos de gestión interna que son necesarios para ir de un área a otra se convertía en una prioridad. La naturaleza de la escuela demandaba el manejo de una gran cantidad de solicitudes que debían ser gerenciadas de otra manera.

Fue este el escenario en el que entró a jugar un papel determinante Perceptive Image Now. Luego de su implementación el resultado no se hizo esperar: la inscripción se hizo más rápida, ya que no era necesario requerir a los candidatos documentos en papel y la certificación digital eliminó una etapa, porque las personas ya no tenían que recurrir a la oficina de un notario. Pero además, la institución eliminó la práctica de almacenar carpetas con información.  La satisfacción de los padres y estudiantes no se hizo esperar. Mientras, el personal de los centros educativos veía cómo las pruebas de admisión, que antes requerían tres días, ahora solo necesitaban seis horas.

“Nuestras tecnologías contrastadas de Soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) y nuestra dilatada experiencia en el sector traen como resultado el nacimiento de soluciones que aprovechan la información y el contenido empresarial en el contexto de procesos diarios a fin de generar ahorros en un tiempo récord” asegura Antonio Díaz, Director de Cuentas Enterprise para América Latina de Lexmark.

Orden = productividad 

El 45% de todos los documentos que se escanean hoy en día nacieron de un formato digital. Según el Compliance, Governance and Oversight Council, del contenido de información en una organización sólo el 25% tiene valor para el negocio, 5% es necesario conservarlo por cuestiones regulatorias y 2% es sujeto de retención legal. El resto es básicamente basura. El desafío para las organizaciones está en descifrar cómo eliminar ese 68% restante de sus sistemas y procesos y más aún, cómo protegerlo.

Si de riesgos se trata, es un hecho que cuatro de los 10 casos de espionaje corporativos más renombrados han involucrado documentos impresos. Por tanto, el control de documentos en papel y el acceso a esa información es extremadamente crítico para proteger lo realmente es importante para un negocio.

Una encuesta de AIIM (Comunidad Global de Profesionales de la Información) del 2013, encontró que entre 40 y 50% de los encuestados no sabía si alguna vez había sufrido un fallo de seguridad. Pero no solo eso, 31% de los encuestados reconoció haber tenido problemas al guardar sus registros, teniendo como resultado que el 14% de éstos fueran multados o tuvieron mala publicidad.

Dispositivos seguros

Hoy en día existen multifuncionales que ayudan a resolver muchos de estos problemas al agregar niveles adicionales de protección y seguridad a dispositivos que capturan imágenes y textos completos de un documento a través del OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Además se puede utilizar una solución de ECM (Gestión de Contenido Empresarial) que ayude a manejar la información no estructurada de una organización, sin importar la forma y donde se encuentre, sin afectar la productividad.

Los componentes clave de una solución que trate con documentos impresos y electrónicos incluyen: 

1.    Monitoreo de transacciones en papel que se producen en el multifuncional (impresión, escaneo y copia), incluyendo quién realizó la transacción, cuando se produjo y el contenido implicado.

2.    Captura del contenido y extracción de lo que se imprimió o digitalizó, lo que permite a la organización identificar, o prevenir potencialmente, una violación en la seguridad.

3.    Herramientas de investigación forense para la identificación de violaciones, incluyendo la capacidad de búsqueda de todo lo que se ha copiado o impreso en un plazo determinado, por una determinada persona o que contienen una determinada palabra o frase, por ejemplo.

Cada vez que se imprime, escanea o copia un documento, se puede monitorear y capturar todo lo relacionado con ese documento en la transacción. Esto incluye la información de fecha y hora en que fue capturado, el dispositivo utilizado y el texto completo del documento, sin pasar por alto la configuración de alertas para notificar la impresión o escaneo de datos potencialmente sensibles.

No es difícil pensar que si una empresa no tiene control de su información, sea física o electrónica, es muy probable que no pueda cumplir con las normas y regulaciones propias de su industria. ¿Es este su caso? ¿Sabe quién y qué está imprimiendo en su oficina? Si hay algo que aprender es que ninguna organización está a salvo de un fallo de seguridad, pero si se toman medidas proactivas se pueden mitigar riesgos y reducir daños.