Seres AYUDA a las
empresas COLOMBIANAS A implantar un proyecto DE factura electrónica CON ÉXITO
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Implantar la factura electrónica no es sólo tener
la tecnología necesaria para cumplir con los requisitos de la DIAN, sino
que es una oportunidad que permite transformar un proceso obsoleto en
una ventaja competitiva.
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Conocer los requisitos
imprescindibles para la puesta en marcha con éxito de un servicio de factura
electrónica es esencial para las empresas colombianas.
La factura electrónica en Colombia
no sólo es una realidad en el mercado, sino que, en los próximos meses se
convertirá en una obligación normativa y, siempre, una oportunidad de mejorar
la gestión y la rentabilidad de los negocios. Para ayudar a las empresas
colombianas a implantar sus proyectos de factura electrónica, SERES, pionero y
especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos,
propone una hoja de ruta que
simplifica este cambio y asegura su éxito.
Cuatro requisitos
El uso de la factura electrónica es una realidad y, ante esta situación,
las empresas colombianas deben comenzar a desarrollar proyectos de factura electrónica.
Sin embargo, explica Alberto Redondo,
director de marketing de SERES para Iberia y Latam, “en muchos casos, el desarrollo de estos proyectos resulta complicado e
incluso tortuoso ya que existen muchos factores a tomar en cuenta”.
Según SERES, “la factura
electrónica permite transformar un proceso obsoleto, con alta carga manual
improductiva, en otro donde la dirección financiera tiene una visión en tiempo
real del estado de las cuentas a cobrar y pagar.”. En este sentido existen diferentes formas de implantar
la factura electrónica en una empresa, desde el desarrollo propio hasta contar
con una solución proporcionada por un proveedor de factura electrónica con
experiencia en variedad de proyectos, “la opción más recomendable”.
La
hoja de ruta de SERES señala una serie de cuestiones a tener en cuenta a la
hora de implantar la factura electrónica. La primera es comunicarse y tener visibilidad del estado de las facturas electrónicas.
Así, la comunicación con los socios, ya sean grandes, medianos o pequeños es
esencial para el intercambio de sus facturas. Este intercambio hace latente la
necesidad de que la solución implantada facilite un amplio conjunto de opciones
que permita conectarse con éxito con cualquiera de los socios, garantizándole
la confidencialidad, autenticidad e integridad de sus facturas. Además, la
solución a elegir debe aportar a las empresas un nuevo canal de comunicación
con sus socios de negocio, que permita mejorar los tiempos de respuesta y la
resolución de imprevistos. En paralelo, tiene que facilitar un mayor control y
seguimiento de la información intercambiada, incrementando la eficacia en la
relación y comunicación con terceros.
El
segundo factor a tener en cuenta es centralizar
la información y que quede integrada. Aquí, la decisión debe tener en
cuenta el volumen de facturas que se maneja, ya que, por lo general, si el
volumen de facturas es pequeño (menos de 30 facturas mes) una solución manual
puede ser la mejor opción, pero, en caso de gestionar más facturas es recomendable
una solución integrada. Además, si la empresa cuenta con una herramienta de
gestión, la forma más cómoda de implantar la factura electrónica será
integrando la factura electrónica en el proceso habitual de trabajo en la
herramienta de gestión. De esta manera se aprovecharán al máximo las ventajas
de la factura electrónica y se mejorará la toma de decisiones.
El
cambio que conlleva la implantación de la factura electrónica incluye más
implicaciones de las que parece, por lo que el tercer elemento a valorar es
asegurarse de que el servicio de factura electrónico que se implante es global, es decir, que permita una gestión completa en el tratamiento de
las facturas: emisión, recepción, intercambio, integración y archivo.
Por
último, según la hoja de ruta, la solución a adoptar debe cumplir con la normativa de la DIAN. Es fundamental que el proyecto
de factura electrónica quede vinculado a los cambios tecnológicos y normativos
que conlleva la normativa de facturación: formatos, firma electrónica, tiempos
de entrega, plazos de adaptación, etc. Ni la normativa ni la tecnología son
estáticos, sino que están en continua evolución. Conocer estos cambios y saber
adaptarse a ellos supondrá un gran esfuerzo para las empresas colombianas y
contar con un servicio que se adapte de forma automática es la clave.
Según SERES, implantar un proyecto de factura
electrónica no es únicamente un cambio técnico, es mucho más, y “un desarrollo interno o la compra de un
módulo de facturación no permite a las empresas el poder beneficiarse al 100%
de todos los beneficios de la factura electrónica”.
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