FORTOX S.A., UNA DE LAS EMPRESAS MÁS EXITOSAS DEL VALLE DEL CAUCA, SE SUBE A LA NUBE CON EFORCERS S.A.
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| Equipo de Proyecto de Fortox |
FORTOX S.A. es la empresa de seguridad que se ha
destacado por ser una de las más productivas del Valle del Cauca, con el fin de
cumplir con sus estándares de innovación y tecnología decidió iniciar un
proceso de subir a la nube su plataforma de comunicación y colaboración en
Junio del 2014 de la mano de Eforcers S.A.,especialistas en
acompañar la transformación de las empresas, aumentando la productividad de sus
colaboradores a través de la adopción de tecnologías innovadoras.
FORTOX S.A. tiene una experiencia empresarial en el manejo de
la seguridad de clientes con altos estándares de exigencia, resultado de más de
39 años de funcionamiento. Con una perspectiva innovadora que ha llevado a la
organización a ser líder en calidad de servicio y a obtener el tercer lugar de
participación en el mercado nacional, decide subirse a la nube, como un
proyecto del área de Sistemas de la compañía que permitirá tener unificadas
todas sus sedes en el país, en las cuentan con más de 8.500 empleados directos,
de los cuales cerca de 800, requerían tener unificadas sus comunicaciones en
una plataforma compartida en la nube.
El proceso inicia en la
búsqueda de una plataforma en la nube que tomará el menor tiempo posible de
implementación y la mayor confiabilidad. Se definió la migración de toda la
información posible a la plataforma con un plan agresivo en tiempos de
ejecución, asignado 12 semanas para migrar todos los datos de las cuentas
de correo de la compañía en 3 fases.
El inicio de las fases
tienen como punto de partida junio del 2014 donde se recolectó toda la
información y se migró en tiempo y forma los correos y calendarios de los
usuarios. De igual manera involucró un plan de gestión del cambio para el grupo
de pioneros y el grupo de colaboradores VIP de la compañía, quienes por
su liderazgo tienen una influencia positiva dentro del equipo de trabajo.
Al inicio del proyecto se
evidenció la necesidad de realizar ajuste en la infraestructura de la empresa
para que todo el equipo de colaboradores desarrollara sus labores sacando el mayor
provecho de la nueva plataforma de comunicación y colaboración de Google Apps
for Work y que empezaran a disfrutar de las diferentes aplicaciones como correo
de gmail, calendario, drive y hangouts.
Eforcers realizó un
acompañamiento para toda la etapa de entrenamiento empresarial, desarrollando
estrategias de gestión del cambio brindando material POP y mensajes claves a
los colaboradores para incentivar y comunicar a todos los usuarios a utilizar
todas las herramientas de la plataforma de comunicación y colaboración de
Google Apps For Work. Se sabe que el corazón de toda organización es su equipo
de trabajo, que son personas con aspiraciones, motivaciones y preocupaciones,
de modo que cualquier intento de cambio genera ansiedad, intranquilidad y temores.
En el caso de FORTOX S.A., este proceso que se llevó al interior de la compañía
con liderazgo del equipo de comunicaciones y fue muy exitoso, asegurando que
los usuarios comprendieran la importancia del cambio.
Por el manejo integral de
la comunicación dentro FORTOX S.A. con las diferentes sedes, es de gran
importancia la herramienta de chat y los hangouts, que permiten que todas
las áreas de la compañía estén comunicadas en tiempo real. Compartir y
consultar documentos en línea desde cualquier dispositivo ha llevado a que la
compañía pueda ser más eficiente, brindando movilidad a los equipos que están
en campo ejecutando sus labores.
“Lograr que la plataforma
de Google Apps For Work pueda funcionar en dispositivos como: mac iphone y ipad
permitió que los líderes de área pudieran tener la información consigo y
acceder a ella desde el dispositivo de su preferencia, teniendo una
comunicación permanente con los equipos de trabajo y mejorando sustancialmente
la comunicación, como afirma el Ricardo Díaz Soler Director Nacional de
Proyectos de FORTOX S.A.,
Para el 2015 FORTOX S.A. tiene
en sus planes desarrollar otros proyectos para optimizar la comunicación al
interior de la organización, entre los que está considerando implementar
la herramienta de Google - Sites.
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