60% DE LOS PROYECTOS DE
TI EN LAS EMPRESAS SE VEN AFECTADOS POR MALA COMUNICACIÓN
Resumen de Noticias
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Identifica PRAXIS que una de las mayores
problemáticas de TI en las empresas corresponde a mala comunicación entre las áreas
involucradas en los proyectos.
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La comunicación contribuye a mejorar el
ambiente y el clima laboral, de esta forma, los empleados se encuentran
motivados e identificados con los objetivos a alcanzar, contribuyendo al
aumento de la productividad y el incremento de la competitividad.
PRAXIS, empresa transnacional de origen mexicano y líder en consultoría en soluciones
de tecnología, dio a conocer que basado en su experiencia
de más de 18 años, concluye que 60% de los proyectos de Tecnologías de
Información (TI) en las empresas, se ven afectados por mala comunicación.
Para el logro de
una comunicación efectiva en las empresas, y por ende de los proyectos de TI,
es indispensable poseer un buen sistema comunicativo y seleccionar la persona
que lo haga efectivo, para que trabaje profundamente en el tema al interior de
la organización.
En la actualidad,
muchas empresas no le otorgan mayor importancia al sistema de comunicación, ni
a tener a una persona calificada, lo cual es importante para el buen
funcionamiento de las organizaciones. Además, la mayoría de sus problemas
internos, son debidos a la mala comunicación que se da entre las áreas o las
personas que deben de colaborar en conjunto.
La carencia de
estrategias comunicativas en el ámbito laboral y en los proyectos de TI, genera
lentitud en los procesos y en las respuestas. Se originan múltiples problemas y
aspectos negativos que afrontan los grupos de trabajo en las empresas, los
cuales traen consigo desventajas que afectan el desarrollo empresarial.
Entre los problemas
más representativos por falta de comunicación son, en primer lugar, el
descontento del personal, ya que se empiezan a dar malos entendidos,
información errada e incoherente de lo que en realidad se quiere dar a entender,
provocando fuertes conflictos entre las personas y los proyectos. En segundo
lugar, se da improductividad, puesto que el personal se desconcentra y se
enfoca en temas totalmente diferentes y, en tercer lugar, se origina un clima
organizacional negativo por los diversos factores contradictorios que se ven
involucrados en el entorno de la empresa y que afectan a los proyectos de
tecnología.
Es por esta razón
que PRAXIS propone que los gerentes de las empresas, en conjunto con el jefe de
Recursos Humanos, deben estar al tanto de los procesos comunicativos, deben
generar diversas estrategias y mecanismos para propiciar entre los empleados
una buena motivación que conduzca a un alto desempeño y producción de las
actividades de la empresa y sus proyectos de TI, ya que es a través de la
tecnología que se refuerzan los conceptos de productividad y cumplimiento de
objetivos.
Beneficios de implementar prácticas de
comunicación dentro de los proyectos de TI en las empresas:
- Se cumple el propósito del proyecto, ya que
cada integrante tiene bien definido el objetivo del mismo.
- Se cumple con los tiempos definidos para
cada actividad y cada integrante dentro del proyecto.
- Se llevan a cabo reuniones de
seguimiento en forma debida.
- Se atienden las problemáticas, que se
comunican durante reuniones de seguimiento.
- Los líderes del proyecto ven la
comunicación como medio para motivar al personal, por ejemplo.
- La comunicación interna es propiedad y
responsabilidad de toda la empresa y no únicamente de los líderes de áreas
o proyectos.
- Se obtiene credibilidad y compromiso por
cada integrante del proyecto, así como por cada área.
- Se genera liderazgo en lo que se plantea.
- Coordinación y cooperación en grupo.
- Adaptación al entorno cambiante que se
presente en una organización.
- Se mejora continuamente la calidad en la
toma de decisiones.
- Se generan oportunidades en los negocios.
- Y alto rendimiento de los involucrados.
Praxis utilizó procesos de comunicación implementados en conjunto con
metodologías como SCRUM, proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto
de buenas prácticas para trabajar
colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor
resultado posible, permitiendo la participación de los consultores y
manteniendo políticas democráticas para la intervención de los mismos. Los
medios más utilizados para la transmisión
de la información fueron los siguientes:
- Reuniones diarias y juntas donde se
discutió algún tema en particular.
- Videoconferencias para comunicar un área
con otra (que quizá se encontraba en otra ciudad).
- Seguimiento a la comunicación, para
verificar si la otra persona entendió el mensaje a transmitir.
- Se controló la cantidad y la calidad de
la información.
- Se usó retroalimentación, es decir, el
receptor exponía el mensaje que acababa de recibir, para verificar si su información
fue entendida o sus instrucciones lograron lo buscado.
- Se presentaron las órdenes formales en lenguaje accesible, se cuidó el contenido y la forma de expresarlo.
Praxis ha implementado procesos de comunicación efectivos en sus
proyectos de TI, obteniendo como resultado el buen trabajo, coordinación,
cooperación en grupo y adaptación al entorno cambiante que se presenta en la
empresa, logrando que los consultores se encuentren continuamente informados
sobre las acciones a seguir, estimulando la creatividad de los mismos,
incrementando el compromiso con la empresa y la mejora continua de calidad en
la toma de decisiones.
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