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¿QUÉ DEBEN EVALUAR  LAS ORGANIZACIONES CUANDO PIENSAN EN ADQUIRIR UN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM?

 

Hoy en día, muchas organizaciones están encaminadas hacia la gestión de negocios por procesos, ya que es la forma de optimizar procedimientos en busca de una mayor productividad. El rol que representa el Business Process Manager en la organización es de suma importancia en este tipo de empresas, ya que él es el responsable de analizar e identificar los procesos de negocio y determinar cuáles son los más valiosos en la productividad de la organización.

El próximo paso es llevar estos procesos a la automatización, por medio de herramientas como  Business Process Management Suite o un Business Process Management System (BPMS), las cuales permiten pasar esos procesos documentados a procesos electrónicos ejecutables y así obtener todos los beneficios asociados a estas herramientas para llevarlos a su optimización.

Existen algunas dudas en las organizaciones a la hora de tomar la decisión de elegir un BPMS, por ejemplo qué características deberán tener, qué es lo mínimo que deben ofrecer y/o si en realidad se ajustan a las necesidades de la organización.

Es importante destacar que en el mercado hay un sinnúmero de herramientas BPMS y todas ofrecen grandes beneficios, pero cuál de estos sistemas puede contribuir a tomar las riendas y el control de los procesos al momento de la automatización. PRAXIS recomienda tener en cuenta algunas recomendaciones a la hora de implementar un BPMS.

Uno de los puntos importantes es que la herramienta deberá de adaptarse a la arquitectura tecnológica empresarial que existe en la organización.

Una herramienta BPMS deberá permitir modelar sus procesos de negocio por medio de una herramienta gráfica que ofrezca una notación comprensible entre todos los participantes, es decir que permita al Business Process Manager ofrecer el mismo concepto  al analista, al dueño del proceso y al equipo técnico.

La generación de modelos de proceso deberá ser portables y de fácil despliegue hacia un ambiente productivo y realizar cambios en tiempo real sin entorpecer el trabajo realizado en modelos de procesos versionados anteriormente.

Adicionalmente, la definición de las actividades o pasos deberá manejar tiempos y costos por recurso.

Es importante considerar en todo proceso de negocio aquellas excepciones que rigen eventos y diferentes flujos, para esto la herramienta BPMS debe de considerar un motor de reglas de negocio que permita plasmar estas condiciones sin necesidad de conocer algún lenguaje de programación.

Al modelar un proceso de negocio y promover el trabajo colaborativo es necesario integrar a todas la personas que participan en cada una de las actividades, es por eso que debe considerar un apartado que permita definir actores que pueden ser personas nombradas, puestos o grupos, incluso estas asignaciones pueden configurarse para que de acuerdo a la ejecución de una regla de negocio se decida quién será el actor que participe en la siguiente actividad.

BPM promueve el trabajo colaborativo,  por lo cual es importante contemplar, al llevarlo a la automatización, que dentro de un flujo de proceso existen diferentes tipos de pasos o actividades como son los de sistema para los cuales es necesario contar con adaptadores o conectores que permitan depositar o recoger información del sistema que deseamos integrar.

La mayoría de las herramientas cuentan con un motor de procesos y archivo en el cual se depositan los modelos de procesos así como sus versiones y permite generar instancias para cada uno de ellos. Una vez realizado esto, se genera una bandeja de trabajo, donde el actor o los actores (usuario nombrado, rol o grupo) deberán atender las tareas que les correspondan. Es importante dentro del mismo sistema, tener retroalimentación del desempeño del proceso. Para esto existe el Business Activity Monitoring (BAM), componente que permite generar informes del estado de cada una de las instancias de los procesos en tiempo real. Adicionalmente, estas herramientas pueden traer dentro de sus componentes el manejo de firma electrónica y un gestor documental que permita enviar documentos a través de un proceso.

Praxis, basados en sus casos de éxito, recomienda a las organizaciones implementar BPMS con herramientas que cumplan con estas características.