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PROMEDICO INTEGRA SUS PROCESOS DE NEGOCIO E INCREMENTA EL BIENESTAR DE SUS AFILIADOS CON TOTVS

Como empresa líder del sector solidario en Colombia y con una trayectoria de 40 años en el mercado, con servicios de vanguardia que mejoran la calidad de vida y el bienestar integral de los médicos asociados; PROMEDICO (Fondo de Empleados Médicos de Colombia) utilizaba un software heredado para gestionar sus procesos de negocio: contabilidad y nómina, que ya había cumplido su ciclo de vida en la organización.

Con activos superiores a USD$120,000,000, 12 sedes y más de 9 mil afiliados en todo el país, PROMEDICO analizó la opción de cambiar su software de gestión empresarial por una solución más robusta y tecnológicamente avanzada, con el fin de emprender los nuevos retos que se impuso la empresa; en especial para satisfacer las necesidades de los médicos colombianos y sus familias de manera oportuna y eficaz.

La prestación de servicios financieros, de previsión, de recreación y bienestar inspirados en una Cultura Organizacional de Calidad Total y Sostenibilidad, llevó a PROMEDICO a buscar una solución que direccionara de forma estratégica su negocio.

Selección de TOTVS

“Luego de analizar minuciosamente la plataforma de software que veníamos utilizando, encontramos que uno de nuestros desafíos era obtener una solución verdaderamente integrada y consolidada con los demás procesos de la organización”, dijo Diego Calero, Gerente de PROMEDICO.

Otros problemas tenían que ver con un sinnúmero de procesos manuales y obsoletos que volvieron ineficiente la operación, lo cual se tradujo en falta de detalle de la información, demasiado tiempo invertido en consolidación contable y altos costos en mantenimiento del software anterior.

“Realizamos un proceso de solicitud de información y propuestas, en el cual participaron reconocidos proveedores nacionales e internacionales de sistemas ERP”, prosiguió el ejecutivo. “Luego de un análisis interno, decidimos seleccionar a TOTVS como nuestro proveedor de tecnologías de la información debido a que su solución se adaptó mejor a nuestras necesidades y ofreció una funcionalidad de mayor cumplimiento en su propuesta, siendo también la casa de software más grande en América Latina”, detalló.

Solución

Fue así como en enero de 2013, la compañía inició la implementación del Software TOTVS: ERP (Planificación de Recursos Empresariales) que integra las áreas de Compras, Finanzas, Contabilidad, ECM (Gestión Documental), PCO (Control de Presupuesto), Activos Fijos e Inventarios para elevar la eficiencia de sus operaciones, integrar efectivamente sus procesos, maximizar los recursos, utilizar las mejores prácticas y mejorar la calidad de los servicios que prestan a sus afiliados.

TOTVS es un software que brinda automatización y centralización de la información, eliminando el uso de interfaces manuales y la redundancia de actividades al unificar todos los departamentos, brindando altos niveles de agilidad y veracidad  para la toma de decisiones.

PROMEDICO inició la reestructuración de varios procesos de negocios clave, incluyendo la gestión de compras y evaluación de los proveedores, la administración de flujos de trabajo para correspondencia interna y asignación de créditos con garantías reales, así como la gestión de información contable detallada de todos los negocios del Fondo de Empleados.

“TOTVS es una plataforma rápida, amigable y muy flexible que nos brinda el potencial para introducir cambios ágilmente”, prosiguió el ejecutivo.

Beneficios

“Ahora controlamos el 100% de los pagos de nuestros afiliados y también nuestras transacciones bancarias”, continuó Diego Calero. “También poseemos control total sobre la valorización de nuestros activos fijos y su depreciación”.

En enero de 2014, PROMEDICO también logró consolidar los saldos iniciales para generar un proceso de extracción, depuración, corrección y carga de información contable de los sistemas legados, llevando en paralelo con el sistema anterior. Al final, la compañía abandonó ese software y prosiguió con el  de TOTVS, el cual se comportó de manera estable y exacta.

Cada mes, la organización procesa un volumen de compras de 2,700 transacciones mensuales por un valor de USD$500 mil y lo hace de forma rápida gracias a las soluciones de TOTVS. “Hoy tenemos una solución integral que nos provee control sobre el valor de las Inversiones del Fondo de Empleados”, indicó el gerente.

“Con TOTVS, la experiencia fue enriquecedora, pues se trata de una compañía con presencia en toda América Latina, con capacidad para ejecutar implementaciones altamente calificadas”, culminó Diego Calero. “TOTVS realizó un seguimiento permanente al proyecto y anticipó cualquier desvío en el proceso de implementación, involucrando directamente de manera ágil y oportuna a ejecutivos de primer nivel quienes cumplieron a cabalidad con nuestras expectativas”.