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¿CÓMO AUMENTAR EN UN 23% LA PRODUCTIVIDAD DE SUS EMPLEADOS?

Por Diana Cifuentes, Directora de Nuevos Negocios de Eforcers S.A.

Diana Cifuentes, Directora de Nuevos Negocios de Eforcers S.A..

Los gerentes actuales han escuchado hablar del teletrabajo como una iniciativa del Ministerio de Trabajo, pero en realidad no se han planteado la posibilidad de que puede ser una forma de trabajo aplicable en sus empresas.

Según un estudio de Cisco Systems, replicada en el Libro blanco, del Gobierno Nacional, sobre el teletrabajo en Colombia, esta modalidad de trabajo a distancia aumenta la productividad de los empleados en un 23%, reduce el ausentismo de los mismos en un 63% y en un 18% los gastos en planta física.

En un número importante de organizaciones del país existe el paradigma de que si una persona no está en su lugar de trabajo no está trabajando o no es productiva. Sin embargo, hoy en día, gracias a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), muchos cargos se pueden desarrollar físicamente desde cualquier lugar y es por esto que el trabajo debe adaptarse a los nuevos tiempos; el espacio de trabajo ya no está limitado a la oficina, pues la tecnología ofrece soluciones que permiten a las personas contar con la información y acceso necesario independientemente de donde estén ubicados.

Hay situaciones en las cuales las personas se benefician enormemente de estar en sus casas (como mujeres en etapa de gestación o etapa de lactancia posterior a la licencia de maternidad) o simplemente personas que viven muy lejos de sus lugares de trabajo y pierden tiempo en el tráfico innecesariamente, o que sencillamente no requieren estar en el lugar de trabajo (los comerciales).

Mejorar los flujos de comunicación aumenta la productividad

Como empleador, usted debería pensar si este tipo de personas está o no mejor en todos los aspectos de la vida, con una alternativa laboral como lo es el teletrabajo que le haga su diario vivir más amable y así darles condiciones para que sean más productivas (menos estrés, más tiempo, más motivación). Pero claro, siempre existen dudas como por ejemplo: ¿Sí están trabajando? o ¿Será que se van a desvincular de su grupo de trabajo? y ¿Qué pasa si tenemos una reunión y no va a estar en la oficina?

Para resolver algunas de estas inquietudes, se encuentran en el mercado diferentes soluciones que hacen del teletrabajo una realidad. Entre esas está  Google Apps for Business; la suite empresarial de aplicaciones de Google que facilita tanto al empleador, empleados, socios estratégicos y en general a todo el entorno laboral (clientes, proveedores, etc.) estar en permanente contacto mediante Correo, Calendario, Contactos, Chat, Hangouts (Videoconferencias), Google Docs, Drive, Sites, etc.

Estar siempre conectados

Beneficios para el empleado

Todo el trabajo se guarda automáticamente en la nube, nada se pierde; usted como trabajador tiene acceso a su correo electrónico, calendario, documentos y sitios de forma segura, sin importar dónde y qué dispositivo esté utilizando.

Beneficios para el empleador

Para su negocio significa que todos los empleados pueden ser productivos desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet. Lo cual le permite a usted realizar un seguimiento y tenerlos siempre al alcance. Además de la opción de personalizar con la imagen corporativa la apariencia de la plataforma Google, para mayor cohesión organizacional.

Trabajo colaborativo

Beneficios para el equipo de trabajo

Google Apps ayuda al equipo a trabajar conjuntamente más rápido y de manera más productiva, compartiendo y editando conjuntamente muchos tipos de archivos (documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más) en tiempo real. No hay necesidad de adjuntos con muchas versiones de archivos enviados en múltiples correos de ida y vuelta, lo cual, sin lugar a dudas genera una gran confusión y hace perder tiempo. Simplemente el grupo de trabajo tiene un solo documento compartido sobre el cual todos trabajan simultáneamente, adicional a esto, al mismo tiempo pueden comunicarse por el chat o tener una videoconferencia mediante un Hangout como si estuvieran en el mismo lugar, para hacer una retroalimentación más personalizada, si así se requiere.

Como si estuviera en la oficina

Beneficios para todos

El trabajador en el modelo de teletrabajo y en general todos los empleados pueden programar reuniones, compartir y editar documentos, sostener conversaciones de video o chat y crear sitios (páginas web) de sus proyectos, bien sea con sus compañeros de trabajo o proveedores o clientes, sin importar dónde estos se encuentren. Las personas que trabajan en la nube pueden acceder a sus documentos en cualquier momento y lugar sin necesidad de contar siempre con el mismo equipo evitando la pérdida de información por robos o daños.

Hoy se consume 3 veces más información que hace 40 años, trabajar en equipo es cada vez más difícil con herramientas no centralizadas que generan redundancia en la comunicación.

Colaborar sobre documentos, calendarios y sitios en tiempo real, sin copias y con gran capacidad de almacenamiento, es ahora posible desde cualquier dispositivo o lugar gracias a aplicaciones diseñadas y pensadas para el ejecutivo de hoy, quien necesita de disponibilidad inmediata y de acceso para ser productivo ya sea que trabaje desde su oficina o en la casa.