PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA A LA VANGUARDIA EN COMUNICACIÓN Y COLABORACIÓN CON GOOGLE APPS
Eforcers S.A. seleccionada para acompañar a la institución en el salto tecnológico
Eforcers S.A. especialista en acompañar a las empresas a
adoptar soluciones tecnológicas transformadoras que generen cambios disruptivos
en la forma como hacen sus negocios, fue la seleccionada por Parques Nacionales Naturales de Colombia para
mejorar la comunicación y colaboración entre las 57 parques nacionales
naturales del país y las 6 direcciones
territoriales del nivel nacional
ubicadas en Santa Marta,
Medellín, Cali, Villavicencio, Bucaramanga
y 2 sedes en Bogotá.
La misión de Parques
Naturales Nacionales de Colombia en el país es administrar
y conservar las áreas del Sistema de Parques Nacionales Naturales, coordinar y
proteger las áreas protegidas, en el marco del ordenamiento ambiental del
territorio, que involucra en su día a
día la interacción de un total de 1.300
personas aproximadamente entre funcionarios y contratistas encargados de cuidar
y desarrollar estrategias dirigidas a conservar los diferentes parques
alrededor de Colombia.
La coordinadora del grupo de sistemas de
información y radiocomunicaciones de Parques Nacionales Naturales, Paola Devia,
comenta que en la institución había una obsolescencia de comunicación que duró
12 años, pues no encontraban una solución favorable para el problema, su
mecanismo de comunicación estaba basado en una serie de mails que no
funcionaban de forma productiva, pues los servidores trabajaban todo el tiempo
al límite y no tenían la capacidad para manejar la cantidad de información de
la institución.
“Iniciamos el proceso de búsqueda de solución y
recibimos propuestas del proveedor con el que contábamos antes, pero el
problema era que las cuentas de correo quedaban en los servidores de la
institución, esto representaba llenarnos de cuentas que la gente no podía leer
ni se podía descargar la información del servidor, generando caos porque los
correos se rebotaban o no los recibían. A pesar de tener cuentas a perpetuidad
el nivel de insatisfacción era muy alto”, asegura Paola Devia.
El Paso a la nube de la mano de Eforcers
S.A.
Una
vez analizado el costo beneficio y descartar como opción la plataforma
existente, Parques Nacionales
encontró en Google Apps la solución ideal por sus beneficios en costos,
ubicuidad y seguridad; Eforcers S.A. fue seleccionada para acompañar a la
entidad en el proceso de cambio a la
nube por su reputación como partner de Google y por sus casos de éxito.
La plataforma entregada por Eforcers S.A. fue implementada el 28 de diciembre del 2012 cuando
se dió inicio a un proceso de acompañamiento por medio de videotutoriales para
enseñar, a los diferentes funcionarios, a realizar backups y migrar información
a las nuevas cuentas con éxito, se elaboraron boletines informativos a todos
los involucrados para lograr sacar el mayor provecho a los diferentes
beneficios de Google Apps. Gracias al departamento de Gestión de Cambio de Eforcers se pudieron llevar a cabo
capacitaciones presenciales y virtuales para dar a conocer en su totalidad la
plataforma, crear un espacio para que los implicados pudieran conocer las ventajas, novedades, resolver preocupaciones,
incentivar al equipo y generar expectativas reales y positivas del futuro.
“Nos
sentimos muy bien acompañados por Eforcers S.A. en el proceso de implementación
de la plataforma Google
Apps en la institución y en
el proceso del cambio que dió por medio de diferentes capacitaciones que se
llevaron a cabo de forma dinámica y estructurada garantizando la seguridad
necesaria en los involucrados para lograr que se subieran a bordo
definitivamente a la nube”, cuenta la subdirectora de gestión y manejo de áreas
protegidas, Carolina Jarro Fajardo.
Parques
Nacionales de Colombia encontró en la
accesibilidad y movilidad de la información el mayor beneficio para obtener los
servicios que ofrece la plataforma , pues el modelo anterior cliente-servidor
no permite mucha movilidad de los datos ni acceso fácil a ellos, mientras que
en Google Apps la posibilidad de
entrar desde diferentes dispositivos móviles como tablets y celulares genera
una comunicación más fluida.
“Esto permitió a Parques Nacionales de Colombia
reducir costos de operación, gracias a la función de videollamadas de Google “Hangout”
que da la posibilidad de conectarse con las diferentes regiones, reduciendo
costos de tiempo y dinero que pueden ser reinvertidos en las áreas protegidas”,
asegura Carolina Jarro Fajardo.
La
comunicación dentro de la institución de Parques
Nacionales de Colombia se ha transformado drásticamente gracias a la
implementación de Google Apps, pues
la fluidez de la información encontrada en esta plataforma permitió una mayor
eficiencia comunicativa entre los funcionarios, esta herramienta también ha
permitido la reducción de costos por medio de teleconferencias, evitando así
que los directores de las áreas se vean obligados a viajar entre ciudades.
Eforcers S.A.
continúa reafirmando su misión de hacerle la vida más fácil a las diferentes
instituciones y empresas de latinoamérica entregando soluciones tecnológicas
que mejoran la productividad y la competitividad.
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