Por: Diego Carbonell, Director Diseño y Desarrollo de Carvajal Espacios S.A.S.

¿CUÁNDO DEBE CAMBIAR SU MOBILIARIO DE OFICINA?

Aunque cambiar el mobiliario de oficina puede ser una decisión difícil de tomar, hacerlo de manera oportuna puede resultar determinante dentro de los procesos de transformación empresarial. Saber cuál es la hora indicada depende de varios factores, y determina la imagen, productividad y competitividad que pueda tener en diferentes momentos y situaciones.

Para hacer más fácil esta identificación, los momentos determinantes se pueden clasificar en tres grupos: Funcionales, Formales y Simbólicos.

El primero se presenta cuando son evidentes las necesidades de aumentar o reducir los puestos de trabajo y, por tanto, hay que efectuar cambios de mobiliario. De igual forma, otro indicador fundamental es cuando la cultura organizacional y estrategia de la empresa exigen nuevas formas de trabajo, por ejemplo, concentración de las labores en equipo. Así mismo, la tecnología, los  reajustes y cambios en las estructuras organizacionales y la terminación o superación del  ciclo de vida de los muebles son críticos para esta evaluación.

Las razones Formales, por su parte, se presentan cuando una empresa cambia su imagen y, por lo tanto, es exigencia que el mobiliario refleje esa transformación. Con la llegada de nuevas tendencias que se imponen y en el momento en que se inicia un proyecto de reubicación cambia mucho este entorno.

En la misma línea, los aspectos Simbólicos se determinan si se evidencia que el mobiliario no está facilitando la dinámica en que se trabaja, y cuando se desea que estos artículos refuercen una filosofía de trabajo (por ejemplo la política de puertas abiertas exige espacios abiertos, transparencias y trabajo en equipo).

De igual manera, cuando la empresa pasa de ser manufacturera a prestadora de servicios, o el estatus y los factores intangibles resultan predominantes ante sus clientes, es momento de pensar en renovar su mobiliario.

En general, si como directivo de una compañía se está enfrentando a cualquiera de estas situaciones, tenga en cuenta que la tendencia muestra que se están imponiendo los espacios abiertos, las transparencias, sillas en malla y ergonómicas, colores como acentos sobre colores claros, preferiblemente blanco y gris claro, y las facilidades tecnológicas en el mobiliario.

Para que los cambios no resulten costosos se debe tener en cuenta el estado del mobiliario a cambiar, la continuidad de los productos con que actualmente cuenta la empresa para hacer trabajos de adecuación, reubicación y refacción, y, por último, depende del alcance que quiere la empresa en su cambio.

En este proceso de evolución es importante tener presente lo que más se está vendiendo con el fin de ajustarse a lo que muestra el mercado. Dentro de las opciones de lo que hoy más están comprando los colombianos están: los sistemas autosoportados, sistemas de piso y techo transparentes, y almacenamientos personales y colectivos.

El mercado ofrece una serie de alternativas que se ajustan a todas las necesidades de los clientes que buscan mobiliario para espacios abiertos, flexibles, pequeños, áreas de socialización, puestos de trabajo compartidos, espacios con alta demanda de tecnología y ambiente tipo hogar, entre otros.

Ante esta amplia oferta lo mejor es analizar la situación en particular para actuar de manera oportuna y ajustada, lo que, siguiendo las recomendaciones anteriores, debería permitir la toma de buenas decisiones.